【プレゼンのコツ】資料作成と当日の口頭説明に役立つ14のポイント

何事にもコツというものがあるように、プレゼンテーション（以下、「プレゼン」）にも押さえておきたいポイントや聞き手を引き込むためのコツがあります。新規の顧客獲得に向けたプレゼンやコンペ、社内会議、商品やサービスの説明など、その成否の重要な鍵を握っているといわれているのがプレゼンです。今回は、事前の資料作りと当日の口頭説明のコツについてお伝えします。

この記事の内容

【資料作成編】プレゼンの資料作りのコツ5つ
【資料見直し編】プレゼンの資料作りのコツ3つ
【当日編】プレゼン当日の話し方のコツ6つ

【資料作成編】プレゼンの資料作りのコツ5つ

プレゼンの資料を作成するとき、意識しなければならないのはプレゼンの相手、つまり聞き手（ターゲット）です。聞き手にとって理解しやすく、興味が湧く資料に仕上げていくために、押さえておきたいポイントが資料作りのコツとなります。5つありますので、それぞれ具体的に見ていきましょう。

分かりやすいタイトルになっているか？
本文は要点が簡潔に書かれているか？
表やグラフ、写真を使って内容を分かりやすくしているか？
文字や図表、写真などを詰め込みすぎてごちゃごちゃしていないか？
テーマカラーやキーカラーを決めて資料全体に統一感を出しているか？

聞き手が最初に目にするのはプレゼン資料のタイトルです。そのタイトルを見た瞬間に「自分とは関係ない」と思われないようにするための工夫が必要です。聞き手を意識して、タイトルはできるだけ具体的に、ひと目でメリットが分かるようにしておくとよいでしょう。

プレゼン当日には口頭で説明をしますので、資料には要点だけを書くようにします。まるで台本かのように読み上げる文章をそのまま書くと、聞き手が興味を失ってしまう可能性があります。

どの資料にもいえることですが、プレゼンで伝えようとすることの根拠については、図表やグラフ化されたデータ、写真などを示すことで説得力が増します。その一方で、内容を盛り込みすぎてしまうと、スライドがごちゃごちゃしたり、結論までのストーリーが分かりにくくなる傾向がありますので、注意が必要です。資料はスッキリとシンプルに整えましょう。

【資料見直し編】プレゼンの資料作りのコツ3つ

資料の作成が終わったら、次は見直しです。この段階でのコツは、作成の段階では見落としていたことや加えたほうがいい内容があるかどうかを検討することといえます。チェックしておきたいポイントは次の3つです。

結論を先に述べ、根拠や理由、事例やデータを示しているか？
結論で聞き手にとってのメリットを訴えているか？
プレゼン側にとって都合のいい内容だけになっていないか？（メリットとデメリットの両方を取り上げることが重要）

聞き手の興味を引くためには、まず結論から書きましょう。「結論は〇〇です。理由は・・・」と続けます。まず結論を述べ、どうしてそのような結論に至ったのかに興味を持ってもらう流れとします。

結論では、聞き手にとってのメリットが分かりやすく提示されているか確認しましょう。自社製品やサービスをセールスする場合などは特に、それが聞き手にとってどのように役立つかを分かりやすく伝えることが必要です。

聞き手の立場からすると、メリットばかり訴えてくるプレゼンには客観性が感じられず、気持ちが離れてしまうことがあります。メリットだけでなく、デメリットにも触れることで公平さを感じてもらうことができるでしょう。

【当日編】プレゼン当日の話し方のコツ6つ

いよいよ迎えるプレゼンの当日、口頭での説明のコツ6つについてお伝えします。

自己紹介を忘れていないか？
アイスブレイクを用意しているか？
スピーカーの音量や話すスピード、間は適切か？
スライドごとに説明時間を設定しているか？
聞き手にアクションを求めているか？
ほかの意見や反論があることを忘れていないか？

人前で話すとなると、程度の差こそあれ、誰しも緊張するものです。緊張のあまり自己紹介を飛ばしてしまったという話を比較的よく聞きますので、最初に済ませてしまうことをおすすめします。

アイスブレイクは、プレゼンの導入とも出だしともつかみともいえます。お互いに緊張している場の雰囲気を氷に例え、それを壊すことを意味します。具体的には、集まっていただいたことへのお礼や会場に来るまでに見聞きしたこと、ニュースで取り上げられている話題に触れる、簡単な質問に挙手で答えてもらうなどです。聞き手に頷いてもらったり、笑顔が見えたりすると、プレゼンターの緊張もほぐれやすくなります。

当日会場で使うスピーカーは、必ずボリュームを調整しておきましょう。また、プレゼンターの話すスピードも確認しておきたいことのひとつです。女性は比較的早口になりやすく、声の強弱がなだらかになる傾向があるといわれていますので、練習時に聞き役の人を立て、率直な意見を求めることをおすすめします。聞き手も疲れますので、プレゼン中に間を入れることも必要です。

スライドの説明時間は1枚あたり3分など、均一になるようにしておくと、プレゼン全体の時間管理がしやすく、進行を調整するのに役立ちます。

聞き手を飽きさせない工夫として、プレゼンの中で時々質問を投げかけたり、意見を求めたりするという方法があります。そのことにより聞き手に緊張感が生まれ、自分も参加しているという意識が生まれます。

プレゼンに熱が入ると、つい自分の主張ばかりしたくなってしまうこともあるかもしれませんが、ほかの意見や反論があることも忘れないようにしてください。

まとめ

プレゼンの資料作りと当日の口頭説明のコツをお伝えしましたが、そのどちらにも共通するのが準備の大切さです。プレゼンの成否はその準備で決まるともいわれています。この記事でお伝えした14のコツを押さえ、資料作成と当日の口頭説明に役立てていただけたら幸いです。

プレゼンターの緊張は、思っているほど聞き手には伝わりません。練習の成果を発表するときには、緊張を感じていても、堂々と熱意をもって話してください。最後の最後に人の心を動かすのは、やはり熱量だと思います。

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