生産性の向上は、すべての企業にとって重要な課題のひとつといえるでしょう。取り組む必要性の高い課題として広く認識されている一方で、具体策に落とし込むのは実際のところなかなか難しいという一面もあるのではないかと、ご相談をとおして感じます。そこで今回は、スキル研修の定番ともいえるExcel（エクセル）研修の受講者アンケートをご紹介しながら、生産性の向上にExcelの時短術が役立つことについて考えてみたいと思います。
この記事の内容
- 受講者アンケートでもっとも評価コメントが多いのはExcelのショートカット
- 生産性向上を難しく考えすぎないようにするために重要な時間という軸
- Excelの時短術は非常に取り組みやすい生産性向上法のひとつ
受講者アンケートでもっとも評価コメントが多いのはExcelのショートカット
まずは、受講者アンケートにご記入いただいたコメントを5つご紹介します。カッコ内は、アンケート記入者の受講月です。
「基礎的なことから、ショートカットキーなど便利な機能について知ることが出来てよかったです。パワーポイントとExcelには苦手意識を持っていたので、基礎部分から丁寧に教えてくださり、とても助かります」（2020年5月）
「知らないショートカット、機能の紹介が多く、非常に参考になりました」（2020年6月）
「学校では教わらなかっただけで便利なショートカットが沢山用意されているんだと知ることができとても驚きました」（2020年7月）
「（前略）とても勉強になりました。これからの業務で効率よく作業できるよう復習をしっかりとしたいと思います。ショートカットキーをたくさん知ることができ、とても便利だと感じたので、積極的に利用していきたいと思います」（2020年7月）
「テキストに掲載されていた以外のショートカットやポイントを聞けたのがよかったです。（中略）テキストだけだと学べないことを聞けたのが一番ためになりました」（2020年8月）
似たようなコメントが多かったかもしれませんが、お伝えしたかったのは、アンケート内で「ショートカット」というキーワードが散見されるという事実です。この5件はそれぞれ異なる企業さまのものですので、複数のというよりも、実は数多くの企業さまからExcelのショートカットに対する評価コメントをいただいています。
生産性向上を難しく考えすぎないようにするために重要な時間という軸
そもそも生産性とは、アウトプット（産出）に対してどれくらいのインプット（投入）がされたかをその比率で表すものです。次の式を見たことがある方は、おそらく多いでしょう。
生産性＝アウトプット（産出）÷インプット（投入）
細かく見ていくと、単位を数量または価値とするのかということに加えて、1時間当たり、1人当たり、資本当たりなどの捉え方があります。実際には業種や業界によって重要となる生産性は異なるでしょうから、小難しい話はここまでにします。我々が通常考える「同じまたは少ない労力で、これまでよりも成果を上げる」という生産性の向上は、次のように表せるでしょう。
量の向上：同じ時間でこれまでよりも数多くの仕事をする
質の向上：同じ時間でこれまでよりも質の高い仕事をする
このときポイントになるのは「同じ時間」という時間軸で、これは生産性を定量的または定性的に比較する際には不可欠です。一般的には量の向上を経て質が向上するといわれていますので、量をこなすところから質の向上へと、順次サポートをしていくことが会社側には求められているといえます。つまり、最初に着目したいのは、質よりも量のほうだということです。
Excelの時短術は非常に取り組みやすい生産性向上法のひとつ
生産性向上の第一歩としたいのは、こなす仕事量の増加です。これは、同じ仕事を短い時間でできるようになること＝時短術と言い換えることができると思います。これまで1時間かかっていた仕事が30分で終わるようになったなどは好例でしょう。時短術は実践的で理解されやすく、受講者にとってはスキルアップの実感を得やすいともいえます。
そこでおすすめしたいのが、ショートカットの習得を含むExcel研修です。マウスを使わずにテンポよく仕事を進められる快適さは、習得した人だけの特権といるでしょう。Excelは多機能かつ高性能、非常に身近なアプリでありながら、その有用さがあまり知られていないのではないかということもあります。
実は、受講者アンケートには、「（ショートカットを）入社時に知っておきたかった」というコメントが少なからず寄せられています。Excel研修を受講したたことで、初めて時短を意識したり、上司や先輩にいわれたとおりではなく、自分のやり方を考えるようになったという嬉しいお話をお聞きするのは一度や二度ではありません。
まとめ
生産性向上という大きな課題に取り組むのは難しいかもしれませんが、従業員一人ひとりの時間当たりの生産性を向上させると考えると、課題解決の糸口が見えてくるかと思います。さまざまな方法論の中でも、時短を実感しやすいショートカットの豊富さに加えて、今後ますます必要とされる集計・分析ツールを持つことはExcelの強みだと考えます。
弊社サイト内のニュースフィードで何度か触れていますが、将来を支える若い世代ほどスマホやタブレットの所有率が高く、PCの所有率が低い（＝操作スキルも低い）という現実があります。ビジネスの世界で多用されるExcelなら、その意味でもコストを投入するだけの価値があるではないでしょうか。
Excelのスキルを身につけることが時短術実践のきっかけとなり、それが質量両面での作業量の増加につながる。引いては自分の仕事のやり方に自分自身が目を向けることにもつながる。そのような好循環を生み出すきっかけにExcel研修が役立つのであれば、弊社にとって望外の喜びです。
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