【Access】Excelでのデータ管理はそろそろ限界？移行をおすすめしたい具体的な3つのケース

データ管理について弊社にお問い合わせをいただく企業の多くが、Excelでの作業に限界を感じていらっしゃいます。確かにExcelはデータ入力や加工、集計、抽出などがしやすいですが、データ量が多くなったり加工が複雑になったりすると、ミスが出やすいという一面もあろうかと思われます。そこで今回は、ExcelからAccessへの移行をおすすめしたい3つのケースと実際にAccess研修を受講されたお客さまのお声を一部ご紹介します。

この記事の内容

Excelでのデータ管理に限界を感じている具体的な３つのケース
すでにExcelでデータ管理している場合Accessの理解が早い
Accessに切り替えて変わったこと（お客さまのご感想から）

Excelでのデータ管理に限界を感じている具体的な３つのケース

Access研修にお問い合わせをいただくお客さまの業界や業種はさまざまです。いずれかに偏っていないのは、それだけ多くの企業や組織がExcelでデータ管理をしていることの表れだと理解しています。管理しているデータも、売り上げデータや店舗データ、アンケート集計など多種多様です。そのような状況にあって、お客さまからお聞きするお困りのケースで代表的なものは、次の3つです。

大量のデータを扱うようになってきているため、処理に都度時間がかかる
本来ミスが許されない作業にもかかわらず、ミスが多発する
手探りでデータ管理をしてきたため、効率的な方法がわからない

ひとつずつ見ていきましょう。処理に時間がかかるケースでよくお聞きするのは、Excelのファイルを開くのに時間がかかる、自動計算にしておくとバックグラウンドの処理にメモリを割かれてほかの作業がスローダウンする、再計算を待つ時間が長いなどです。

処理ミスが多発するケースでは、当初のデータに別のデータを加えるときのミスや関数が複雑化して処理がうまくいかないケースなどをお聞きします。

当初から大量のデータを取り扱う予定でデータの設計をしていないため、次から次に修正や追加を重ねた結果としての現状があり、もっとシンプルに処理をする方法があるのではないかと感じながらも、その方法がわからないというお声もいただきます。

当初はデータ数もそう多くはなく、手作業で管理できるところからはじめて、次第にデータの量や種類が増えていったこと。その後、集計や抽出などの分析に使う関係から、別のデータをマージする必要に迫られ計算が複雑化、作業のミスにつながっているということ。必要に応じて、その都度課題を解決してきたため、もっと効率的な管理方法があるのではないかと思う一方で、その方法がわからずにいるという状況が浮かび上がってきます。

すでにExcelでデータ管理している場合Accessの理解が早い

さまざまなケースをお聞きした中で印象的だったのは、10万件以上のデータをExcelで管理されているというお客さまがいらっしゃったことです。そうなってくると、ファイルを開くこと自体に数分を要する、入力の途中でたびたびフリーズするなど、もはやスムーズな業務遂行どころの話ではなくなってきているといわざるを得ません。

システムのミスによる作業のやり直しは、時間と労力の大きなロスになります。作業担当者のモチベーションも上がらないでしょう。また、管理データから導き出すお客さまのニーズや指標が経営判断に影響するようなものであればあるほど、このようなミスはできる限り避けたいところではないでしょうか。

Accessへの切り替えに不安を覚えるというお客さまもいらっしゃいますが、すでにExcelでデータ管理をされているのであれば、Excelとの違いからAccessの理解を深めていくことが可能です。一般的に難しいというイメージのあるAccessですが、Excel経由でAccessに進むお客さまは理解の進みが早いのではないかという印象を持っています。

Accessに切り替えて変わったこと（お客さまのご感想から）

ここで、お客さまからいただいた受講のご感想を一部ご紹介します。

作業時間を大幅に短縮できた
ほかの担当者が作ったデータを修正できるようになった

時短につながったというお客さまは、それまで1日の中で作業に相応の時間を要していたとお聞きしています。正確な時間がわからないのは、処理中にほかの業務をしていたため、時間を計ることに労力を割いていられなかったからだそうです。Accessでデータベースを構築されてからは、1日約30分と大幅な時短につながったことと、作業にかかる時間を見込めるようになったことが大きな変化だとおっしゃっていました。

ほかの人が作ったデータを修正できるようになったというお声も、Access導入後によくお聞きします。Excelでデータ管理をしていたときには、操作上のエラーが出た際、それを作った人やごく一部の詳しい人にしかわからず作業が止まるという状況だったそうです。しかし、Accessに移行したことで、関数の理解が深まり、データの修正をできる人が増え、業務改善につながったとお聞かせいただきました。

データ管理をExcelからAccessに切り替えることには、データ管理にかかる作業時間の短縮、ミスの削減＝精度の向上、作業の難易度改善＝作業者の確保のしやすさなど、データ管理に直結する作業だけでも、数多くのメリットがあるといえるのではないでしょうか。

まとめ

改めて申し上げるまでもないかとは思いますが、データ管理は企業や組織の活動にとって重要な意味を持つといえます。Excelでのデータ管理に限界をお感じであれば、一度Access研修をご検討いただけますと幸いです。

弊社のAccess研修は3つのコースにわかれています。

Excelとの違いを踏まえ、データベースとはという基本からお伝えするAccess研修、テーブルやクエリ、フォーム、レポートという基本的な機能を使うための操作を習得するAccess基礎研修、リレーションシップの作成やクエリ、フォーム、レポートの応用操作、マクロを習得するAccess応用研修がございます。

貴社のニーズに合う部分をピックアップしていただくことも、パッケージとして受講していただくことも可能です。弊社の研修はオーダーメイドですので、ご相談はいつでも歓迎します。

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