Zoom研修の要となるブレイクアウトルーム！研修会社だからこそ知っている失敗事例とその適切な使い方

研修内容を綿密に組み立てたとしても、研修当日の運営の仕方で結果が大きく変わることがあります。コロナ禍により研修のオンライン化が加速して約1年、さまざまな企業のZoom研修を拝見し、成功と失敗を分ける大きなポイントのひとつは、ブレイクアウトルームの使い方にあるのではないかと考えています。そこで今回は、失敗と成功の事例をご紹介し、Zoom研修の成功に欠かせないブレイクアウトルームの使い方について考えてみたいと思います。

この記事の内容

Zoom研修のブレイクアウトルームによくある失敗事例
失敗事例から学ぶブレイクアウトルーム活用のポイント
Zoom研修成功のポイントは受講者のコミュニケーション設定

Zoom研修のブレイクアウトルームによくある失敗事例

まずは、Zoom研修の失敗事例からご紹介しましょう。受講を検討している講座がどの講座であっても、ある程度共通する部分を取り上げます。

参加者がブレイクアウトルームに移動しない、退出してしまう
各ルームの進行役不在で話がなかなか進まない
ハウリングで音声が聞き取れない

参加者がブレイクアウトルームに移動しない、またはいつの間にか退出してしまっているというのは、よくある失敗です。これは、受講者の通信環境によるところが大きく、実際に受講者が全員揃ってみないと予測が難しい点でもあります。

無事にブレイクアウトルームに受講者が移動したものの、面識のない人が多い場合には、話が思うように進まないということも起こりがちです。また、ルーム内で発言する人がある程度決まってしまい、それ以外の人は話を聞く側に回って話し合いが成立しなかったということも度々聞かれます。

ハウリングは、会社の会議室にある程度まとまった人数の受講者が集まって研修がおこなわれる場合によく起こります。別のブレイクアウトルームの声を拾ってしまって、全く聞こえなかったというケースがありました。

失敗事例から学ぶブレイクアウトルーム活用のポイント

上記の失敗事例をもとに、ブレイクアウトルームを活用するためのポイントについて考えてみましょう。

ブレイクアウトルームへの移動

研修の司会進行役（またはタイムキーパー）とは別に、参加者の動きをフォローするホスト（または共同ホスト）を1名設定しておくと、ブレイクアウトルームへの移動などに対応することができます。司会が兼任すると注意がそれてしまいがちですので、おすすめしません。

ルーム内進行役

事前にブレイクアウトルームの割り当てをしている場合には、必ず各ルーム内での進行役を指名しておきましょう。そうすることで、会話がなかなか始まらない、弾まないという状況を防ぐことができます。進行役には、発言機会を公平に、全員に必ず一度は機会を与えるよう配慮することも伝えておきます。

ランダムの場合には、当然ながらどの受講者がどのルームに入るか予測できません。そのような場合には、誰にでも共通するものを使うことをおすすめします。例えば、誕生日（何月何日）が一番早い人などとしておくと、誰もが発言することになりますので、会話が弾みやすくなります。

ハウリング

ハウリングを避けるには、研修会場内で物理的に複数名にならないようにします。どうしても複数名になる場合には、ヘッドセットが必要不可欠ですし、発言者以外はマイクミュートを徹底するようにしてください。

Zoom研修成功のポイントは受講者のコミュニケーション設定

Zoom研修の成功には、ブレイクアウトルームによくある失敗事例を学び、対策を立てておくことが欠かせません。しかし、その前段として重要なのが、受講者にどのようなコミュニケーションを取らせるかというコミュニケーション設定だと考えます。弊社からお伝えできるポイントは、次のとおりです。

受講者の顔出し（ビデオオン＋音声オフ）
簡単な自己紹介（アイスブレイク）
リアクション機能を使ったコミュニケーション
ブレイクアウトルームを使ったディスカッション
休憩中のカウントダウンタイマー

受講者の顔出しは必須といえます。周囲の雑音を拾ってしまうことのないよう、ビデオオン＋マイクミュートが基本です。背景にプライベートなものが映り込むのを避けたいのであれば、バーチャル背景を利用することをおすすめします。

自己紹介（アイスブレイク）も大切です。何か一言、声を出すだけでも参加意識が高まります。話をまとめるのが苦手な人は長くなりがちですので、「氏名、部署、意気込みを一言で」など、話す内容と時間を決めておくと受講者が話しやすくなります。

リアクション機能で反応を示すと場が盛り上がります。「いいね」や「拍手」を使って受講者の反応がわかると講師を含む運営側は嬉しいですし、「『いいね』ありがとうございます」などと反応を返すことで、双方向のコミュニケーションを成立させることが可能です。

改めて申し上げるまでもないかもしれませんが、ブレイクアウトルームを使ったディスカッションも受講者の参加意識を高めるのに役立ちます。一人ひとり発言する機会があることをあらかじめ伝えておくのもよいと思います。

休憩中はカウントダウンタイマーを表示させましょう。戻り時間が画面に表示されることで、時間に対する意識が高まり、再開時間に遅れる受講者を減らすことができます。

まとめ

集合研修とは異なり、Zoomを使用したオンライン研修には、独自のスキルやマナーがあります。ブレイクアウトルームの使い方を知り研修に活用することは不可欠ですが、それと同時に受講者にどのようなコミュニケーションを求めるのか考えておきましょう。

オンライン研修では特に、どのようにして受講者を「聞くだけ」という受動的な姿勢から「発言する」という能動的な姿勢に変えていくかが重要なポイントになります。参加意識を高めるブレイクアウトルームを活用して、ぜひ活発な意見交換や議論が起こる研修を目指してください。

Zoomの操作方法やブレイクアウトルームの使い方につきましては、リハーサルにて問題点を洗い出すことが可能です。盤石の体制で研修当日を迎えることができるよう、サポートさせていただきます。

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